Om en kund inte betalar fakturan

Har du uteblivna betalningar? Som företagare kan du jobba proaktivt för att minimera kreditförlusterna och behålla goda kundrelationer. Så här kan du tänka kring påminnelser, avgifter och inkassokrav.

Obetalda fakturor kan vara riskfyllt för dig som företagare. Det kan förstås finnas många anledningar till att kunden missat betalningen. Något kan ha skett med fakturan på vägen, kunden kan vara oense om beloppet eller ha ekonomiska problem. En osäkerhet kan uppstå kring hur du som företagare bör agera.

Med en tydligt uppsatt rutin kan du minska oklarheter och få snabbare betalt. Vill du värna om kundrelationen kan det också vara värt att ta personlig kontakt direkt.

hög med fakturor

Minska risken för sena betalningar och tvister

För att undvika problem kring betalning bör du alltid ha ett avtal med betalningsvillkor och information om eventuell påminnelseavgift. Kunder kan efterfråga en längre betalningstid, men kom ihåg att det innebär en kredit på din bekostnad.

Vid fakturering ska det framgå vilken betalningstid som gäller och eventuell dröjsmålsränta som gäller vid försenad betalning. Se över fakturan så all information finns med.

Steg att ta om kunden inte betalar

En faktura som försvinner på vägen är lätt hänt. Vilka rättigheter har du som företagare? Här är några råd på vägen.

1

Skicka en påminnelse

Påminn gärna på ett vänligt sätt och ge kunden lite extra tid innan du skickar fakturapåminnelsen. Det är vanligt att skicka ut två påminnelser innan ärendet tas vidare.

 – Tänk på att det ska vara enkelt att se vad man har missat. Det förekommer att kunder missar påminnelser som skickas ut tillsammans med annan information eller erbjudanden. Gäller det ett större belopp kan du ringa upp kunden i stället för eller i samband med en påminnelse. Ett nytt och effektivt sätt är också att skicka ut påminnelser via sms, tipsar Bo Widenor, som jobbat många år med inkasso på Wasa Kredit*.

*Dessa exempel avser inte regelrätta påminnelser som förseningsavgift utgår för.

2

Skicka inkassokrav

Fortfarande ingen betalning? Då är nästa steg att skicka ett inkassokrav. Till skillnad från en påminnelse finns det krav på hur det ska utformas enligt inkassolagen. Kravet måste vara skriftligt och innehålla specifik information för att kunden ska kunna ta ställning och agera.

3

Om betalningen uteblir

Har pengarna inte kommit in trots påminnelser och inkassobrev behöver du ta ett beslut om nästa steg. Kronofogden kan hjälpa dig att driva in skulden om du har en exekutionstitel, men den processen kan vara tidskrävande. Att i stället ha en dialog med kunden och reda ut situationen tillsammans kan vara att föredra, till exempel via en avbetalningsplan.

Är Kronofogden den enda utvägen ska du först ansöka om ett betalningsföreläggande, det är ett bevis på att du har en fordran att driva. 

Vad händer om kunden bestrider fakturan?

Det kan hända att du får ett skriftligt meddelande om att kunden inte vill betala hela eller delar av fakturan. Om kunden har rätt, eller har fått rätt i en rättslig prövning, behöver du följa det. Om kunden har bestridit fakturan på falska grunder kan du ta till rättsliga åtgärder för att få in betalningen.